Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ruusun päiväkoti Oy
Y-tunnus 1798031-6
Kaarnan toimipiste:
Osoite: Koivikontie 27, 04260 Kerava.
Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki/Toimitusjohtaja.
Puhelin: 050 4056054.
sähköposti: ruusu.vaakuna@kolumbus.fi
Laatinut: Anne Riihimäki
2. Rekisterit
2.1 Asiakasrekisteri
Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki
Hoitosopimus edellyttää tietojen rekisteröintiä.
Saattaa sisältää arkaluontoista tietoa alaikäisestä.
Asiakas ja huoltaja määrittävät suostumuksen tietojen rekisteröintiin.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:
• Henkilöturvatunnus
• Nimitiedot
• Kotiosoite tai muu annettu osoitetieto
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Kotikieli(Suomi/Englanti/Muu/)
• Tietoja terveydestä/allergiat/sairaudet
• Tietoja mahdollisista yhteistyö tahoista, kuten esim. terapeutit
• Pääsy rekistereihin ; Anne Riihimäki, Eeva-Liisa Törmä, Minna Sundell ( Ruusun pk.) ja Veli-Pekka Riihimäki
2.2 Yrityksen henkilökunnan rekisterit
Henkilöstörekisteri
Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki
Rekisteriä käytetään palkanlaskentaan
Sisältää arkaluontoista tietoa: Työterveyshuolto
Pääsy rekisteriin: Anne Riihimäki, Veli-Pekka Riihimäki
Henkilötietojen paperiversio säilytetään lukitussa kaapissa, lukitussa toimistossa.
Työsopimukset ja Työterveyshuollon/Lääkärintodistukset säilytetään lukitussa kaapissa erillisessä toimistossa.
3. Rekisterin nimi
Ruusun päiväkoti Oy;n Kaarnan toimipisteen asiakasrekisteri
Ruusun päiväkoti Oy:n Ruusun toimipisteen asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen(hoitosopimuksen ja palvelusetelisopimuksen laatimiseen tarvittavat tiedot), asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely.
5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat ja hyväksymät tiedot saadaan suoraan asiakkaalta. Hoitosopimuksessa kohta jossa hyväksytään tietojen rekisteröinti. Rekisteriin kerätään vain toiminnan kannalta olennainen tieto. Ohjeistus
6. Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille.
Rekisterin ulkoistettuna käsittelijänä; Asiakassuhteet: Keravan varhaiskasvatus
Rekisterin ulkoistettuna käsittelijänä : Palkanlaskenta, Tilitoimisto Arvolaskenta Oy
Sähköisesti toimitettuna: Salattu sähköposti
Työasemat, sähköposti on suojattu tarvittavin suojakeinon (Palomuuri)
Työasemat varustettu salasanoin ja käyttäjätunnuksin.
Varmuuskopiointi tehdään koneen kiintolevylle kuukausittain.
Websivut ja sosiaalinen media:
Websivuilla yhteystiedot ja valokuvia, sekä hakemuslomake.
Hakemuslomakkeen tietojen käsittely: Anne Riihimäki
Lupa kuvien julkaisuun tehdään kirjallisesti.
Sisäinen whatsapp ryhmä, joka ei ole GDPR yhteensopiva, ryhmässä ei käsitellä henkilötietoja
7. Salassapito
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain(62/1999) salassapitoa koskevia säännöksiä sovelletaan myös yksityisen palvelujen tuottajan järjestämässä varhaiskasvatuksessa. Sen lisäksi, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään, lapsen tuen tarvetta, tukitoimia ja niiden toteuttamista koskevat tiedot sekä lapsen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Lain 23,ssa pykälässä tarkoitettu lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on salassa pidettävä.
8. Oikeus poiketa salassapitovelvoitteista
Varhaiskasvatuksen järjestäjillä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot opetustoimen viranomaisilta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä.
Lapsen varhaiskasvatuksesta vastaavilla henkilöillä ja tuen tarpeen, tukitoimenpiteiden tai niiden toteuttamisen arviointiin osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä varhaiskasvatuksen järjestäjälle sellaiset tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksen järjestämisen ja tuen arvioinnin kannalta välttämättömiä.
9. Tietojen säilyttäminen
Varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tiedot säilytettäisiin tietovarannossa ehdotetun 2 momentin (varh.kasv.laki ehd.)mukaan siihen saakka kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona henkilön työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi.
Lasta ja lasten huoltajia tai muita laillisia edustajia koskevat tiedot säilytettäisiin tietovarannoissa kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12§:ssätarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän laitteisto, jossa rekisteri sijaitsee, on suojattu salasanoilla, palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Kaikki salassapitoon perustuva paperiversioon perustuva tieto (Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat) säilytetään lukituissa kaapeissa.
Sähköisesti siirrettävä tieto (päiväkirjat kaupungille) kulkee suojattuna sähköpostina.
Henkilöstöä koskeva tieto ( palkkatiedot) kirjanpitäjälle kulkevat suojattuna sähköpostina.
11. Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia ja mainontaa varten, Hoitosopimuksen laatimisen yhteydessä ja aina niin halutessaan.
Tietosuojavastaavamme vastaa päiväkodin aukioloaikoina( ei loma-aikoina) viimeistään seitsemän (7) arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin. Tiedustelut tulee tehdä sähköpostilla asiakkaan antamasta sähköpostista joka on tallennettu rekisteriin tai henkilökohtaisesti päiväkodin aukioloaikana.