Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

 

Ruusun päiväkoti Oy

Y-tunnus 1798031-6

 

Kaarnan toimipiste:

Osoite: Koivikontie 27, 04260 Kerava.

 

Ruusun päiväkoti:

Osoite: Huvilinnanaukio 8

02600 Espoo

 

Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki/Toimitusjohtaja.

Puhelin: 050 4056054.

sähköposti: ruusu.vaakuna@kolumbus.fi

Laatinut: Anne Riihimäki

 

2. Rekisterit


2.1Asiakasrekisteri


Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki

Hoitosopimus edellyttää tietojen rekisteröintiä.

Saattaa sisältää arkaluontoista tietoa alaikäisestä.

Asiakas ja huoltaja määrittävät suostumuksen tietojen rekisteröintiin.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

• Henkilöturvatunnus

• Nimitiedot

• Kotiosoite tai muu annettu osoitetieto

• Matka- ja/tai muu puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Kotikieli(Suomi/Englanti/Muu/)

• Tietoja terveydestä/allergiat/sairaudet

• Tietoja mahdollisista yhteistyö tahoista, kuten esim. terapeutit

• Pääsy rekistereihin ; Anne Riihimäki, Eeva-Liisa Törmä, Minna Sundell ( Ruusun pk.) ja Veli-Pekka Riihimäki


2.2 Yrityksen henkilökunnan rekisterit

Henkilöstörekisteri

Vastuuhenkilö: Anne Riihimäki

Rekisteriä käytetään palkanlaskentaan

Sisältää arkaluontoista tietoa: Työterveyshuolto

Pääsy rekisteriin: Anne Riihimäki, Veli-Pekka Riihimäki

Henkilötietojen paperiversio säilytetään lukitussa kaapissa, lukitussa toimistossa.

Työsopimukset ja Työterveyshuollon/Lääkärintodistukset säilytetään lukitussa kaapissa erillisessä toimistossa.

 

3. Rekisterin nimi

Ruusun päiväkoti Oy;n Kaarnan toimipisteen asiakasrekisteri

Ruusun päiväkoti Oy:n Ruusun toimipisteen asiakasrekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen(hoitosopimuksen ja palvelusetelisopimuksen laatimiseen tarvittavat tiedot), asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely.


5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat ja hyväksymät tiedot saadaan suoraan asiakkaalta. Hoitosopimuksessa kohta jossa hyväksytään tietojen rekisteröinti. Rekisteriin kerätään vain toiminnan kannalta olennainen tieto. Ohjeistus

 

 


6. Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille.

Rekisterin ulkoistettuna käsittelijänä;  Asiakassuhteet: Keravan varhaiskasvatus

Rekisterin ulkoistettuna käsittelijänä : Palkanlaskenta, Tilitoimisto Arvolaskenta Oy

Sähköisesti toimitettuna: Salattu sähköposti

Työasemat, sähköposti on suojattu tarvittavin suojakeinon (Palomuuri)

Työasemat varustettu salasanoin ja käyttäjätunnuksin.

Varmuuskopiointi tehdään koneen kiintolevylle kuukausittain.

Websivut ja sosiaalinen media:

Websivuilla yhteystiedot ja valokuvia, sekä hakemuslomake.

Hakemuslomakkeen tietojen käsittely: Anne Riihimäki

Lupa kuvien julkaisuun tehdään kirjallisesti.

Sisäinen whatsapp ryhmä, joka ei ole GDPR yhteensopiva, ryhmässä ei käsitellä henkilötietoja

 

7. Salassapito

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain(62/1999) salassapitoa koskevia säännöksiä sovelletaan myös yksityisen palvelujen tuottajan järjestämässä varhaiskasvatuksessa. Sen lisäksi, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään, lapsen tuen tarvetta, tukitoimia ja niiden toteuttamista koskevat tiedot sekä lapsen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Lain 23,ssa pykälässä tarkoitettu lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on salassa pidettävä.

 

8. Oikeus poiketa salassapitovelvoitteista

Varhaiskasvatuksen järjestäjillä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot opetustoimen viranomaisilta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiltä.

 Lapsen varhaiskasvatuksesta vastaavilla henkilöillä ja tuen tarpeen, tukitoimenpiteiden tai niiden toteuttamisen arviointiin osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä varhaiskasvatuksen järjestäjälle sellaiset tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksen järjestämisen ja tuen arvioinnin kannalta välttämättömiä.

 

9. Tietojen säilyttäminen

Varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tiedot säilytettäisiin tietovarannossa ehdotetun 2 momentin (varh.kasv.laki ehd.)mukaan siihen saakka kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona henkilön työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi.

Lasta ja lasten huoltajia tai muita laillisia edustajia koskevat tiedot säilytettäisiin tietovarannoissa kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12§:ssätarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän laitteisto, jossa rekisteri sijaitsee, on suojattu salasanoilla, palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Kaikki salassapitoon perustuva paperiversioon perustuva tieto (Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmat) säilytetään lukituissa kaapeissa.

Sähköisesti siirrettävä tieto (päiväkirjat kaupungille) kulkee suojattuna sähköpostina.

Henkilöstöä koskeva tieto ( palkkatiedot) kirjanpitäjälle kulkevat suojattuna sähköpostina.

 

11. Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia ja mainontaa varten, Hoitosopimuksen laatimisen yhteydessä ja aina niin halutessaan.

 

Tietosuojavastaavamme  vastaa päiväkodin aukioloaikoina( ei loma-aikoina) viimeistään seitsemän  (7) arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin. Tiedustelut tulee tehdä sähköpostilla asiakkaan antamasta sähköpostista joka on tallennettu rekisteriin tai henkilökohtaisesti päiväkodin aukioloaikana.